نگارش 11.9 دوره دوم متوسطه و 4.2 پیش دانشگاهی

سرور1

سرور2

آخرین تغییرات موجود در نگارش 11.9 دوره دوم متوسطه و 4.2 پیش دانشگاهی

·       آخرین تغییرات در جداول دروس و مدارس...

·       رفع اشکال ارسال و دریافت اینترنتی اسناد اصلاح سوابق

·       آخرین تغییرات در قانون تکماده برای مدارس ایثارگران در کارنامه کلی

·       آخرین تغییرات در بخش نقل و انتقالات و بخش دریافت دانش آموزان انتقالی

·       رفع مشکلات سازمان مدرسه و برنامه هفتگی

·       اصلاح مشخصات فردی برای دانش آموزان فارغ التحصیل باز شد.

·       در نگارش جدید بخش پیش ثبت نام اضافه شده است که توضیحات آن شامل موارد زیر می باشد:

در نگارش جدید سیستم دانا (11.8) عملیات پیش ثبت نام و ثبت نام مربوط به سال جدید تحصیلی 94 – 93 در سیستم تکمیل و ارائه گردیده است .قبل از بیان توضیحاتی در مورد نحوه کار با این قسمت ها بعنوان مقدمه توضیحات مختصری در مورد اهداف و وظایف  با این بخش از سیستم به خدمت شما ارائه میشود:

هدف از این قسمت درج مشخصات فردی و کد ملی صحیح و پایه و رشته جدید دانش آموزانی است که در سال تحصیلی آینده قصد ثبت نام و ادامه تحصیل در یک واحد آموزشی را داشته و سپس به تایید رساندن و ثبت این اطلاعات در سرور پایگاهی سیستم های دانش آموزی است . در این صورت  پایگاه ستادی به مسئول سیستم مدرسه اجازه خواهد داد  تا نسبت به ثبت نام قطعی و انتخاب واحد و یا سایر امورات آموزشی این دانش آموزان اقدام نماید .

این کار تقریبا مشابه با کاری است که تاکنون مدارس از طریق سایت سناد انجام میداده اند . در ثبت نام از طریق سناد ابتدا مدارس به سناد مراجعه کرده و اقدام به ثبت مشخصات فردی و پایه و رشته و کلاس دانش آموزان می نموده و سپس نتایج ثبت نام تایید شده را به مدرسه  ارسال و در سیستم مدرسه دریافت مینمودند . از این جای کار به بعد کل عملیات متعلق به سیستم مدرسه بود در حالیکه هیچ تضمینی هم برای تطابق باقیمانده این عملیات در سیستم های مدرسه ای و پایگاه سناد وجود نداشت و مثلا کسی تضمین نمی کرد که دانش آموزی که در سناد ثبت نام شده حتما در سیستم مدرسه هم ثبت نام کرده باشد و یا برعکس دانش اموزی که در مدرسه ثبت نام کرده حتما قبل از ان به سناد هم مراجعه کرده باشد . تعداد  - شماره و عنوان کلاس ها و همچنین تعریف پایه ها و رشته ها در سناد و سیستم مدرسه  هم که اساسا باهم هیچ ارتباطی نداشتند و در برخی موارد حتی کاملا ناهمخوانی داشتند لذا اصولا تطابق بین این دو بی معنی بود . شاهد مثال بارز این کار اختلافات اماری  بین پایگاه دانش اموزی و امار ثبت نامی سایت سناد بود  . مشکل دیگر عدم تطابق بین کد های عملیاتی مدارس در سیستم های مدرسه ای و کد همان واحد های اموزشی در پایگاه سناد بود که نمونه بارز آن اختلاف بین کد واحد های  پیش دانشگاهی می باشد .حتی تطابقی بین کد های دانش اموزی درسناد با سیستم های مدرسه ای نیز مشکل برقرار میشد و نتیجه ان تخصیص مقدار زیادی کد دانش اموزی تکراری از سناد به دانش آموزان شاغل به تحصیل در مدارس بود مخصوصا در مقاطع متوسطه و پیش دانشگاهی که کد دانش آموزی در سیستم های مدرسه ای مطابق با کد ملی آنها نمی باشد . از طرف دیگر درج مستقیم سوابق توسط کاربر در سایت سناد با وضعیتی که خطوط اینترنتی مدارس از ان برخوردار هستند خود به معضلی تبدیل شده است در حالیکه میتوان با ثبت و یااصلاح  اطلاعات در سیستم های داخلی که با سهولت بسیار بیشتری در عمل مواجه است نسخه ای از آن را به پایگاه سناد منتقل نمود . از این رو سعی شده که روش جدیدی در این مورد طراحی گردد که ضمن اجتناب از این قبیل مشکلات منافع و خدمات پایگاه سناد را نیز در نظر داشت .

پایگاه سناد بطور خلاصه این مزیت ها را به ادارات ستادی و مناطق آموزش و پرورش  ارائه میکرد :

الف – ثبت اطلاعات دانش آموزان خواهان اشتغال به تحصیل در سال جدید در هر مدرسه و اطلاع از مشخصات و آمار واقعی آنها قبل از شروع سال تحصیلی

ب – اجتناب از درج مشخصات فردی و یا کد ملی غلط در پرونده های ثبت نامی بوسیله گرفتن تاییدیه از سازمان ثبت احوال

ج – جلوگیری از تکرار ثبت نام یک دانش آموز در چند واحد آموزشی

د  - جلوگیری از ثبت نام یک دانش آموز در پایه های تحصیلی نامعتبر که همخوانی با سوابق گذشته تحصیلی او ندارد

ه- ارائه برخی آمار ها و گزارشات اطلاعاتی برمبنای اطلاعات جمع آوری شده

همان طور که ذکر شد به نظر میرسد که میتوان با یک طراحی جدید ضمن اجتناب از مشکلات کار با پایگاه سناد برای مدارس به همه  مزیت های آن نیز دسترسی پیدا کرد . عملیات پیش ثبت نام در سیستم های دانش آموزی به همین  منظور طراحی گشته است

مراحل کار با این بخش از سیستم به شرح زیر میباشد :

این پیش ثبت نام برای سال تحصیلی جدید  94 – 93 طراحی گشته است اما چون اغلب مدارس هنوز این سال جدید را در سیستم خود آغاز نکرده اند لذا در سیستم امکانی فراهم شده است تا بتوان بدون شروع سال و دوره جدید عملیات پیش ثبت نام و همچنین مشخص نمودن سازمان مدرسه برای سال 93 را که مقدمه پیش ثبت نام میباشد را انجام داد .

1 – سازمان مدرسه برای سال تحصیلی 94 – 93 را بصورت کامل انجام دهید

2- وارد صفحه اصلی بخش پیش ثبت نام شوید . همان گونه که مشاهده مینمایید در این صفحه سیستم بصورت اتوماتیک لیستی از دانش آموزان فعال که قابلیت ثبت نام در سال جدید تحصیلی را دارند به شما نمایش خواهد داد در جلوی نام هر نفر پایه و رشته تحصیلی پبیشنهادی سال جدید او هم توسط سیستم نوشته شده است .

3- اگر دانش آموزی وجود دارد که نمی خواهید او را در سال جدید ثبت نام کنید لطفا نام و مشخصات او را با انتخاب او و سپس زدن کلید " حذف " از این صفحه حذف نمایید.

4 – به غیراز این ها دسته ای دیگر از دانش آموزان هم وجود دارند که ورودی های جدید مدرسه میباشند لذا کد و مشخصاتی هنوز از آنها در سیستم وجود نداشته و لذا در این لیست هم قابل نمایش نبوده اند . شما باید مشخصا فردی و کد دانش آموزی آنها را بصورت صحیح در سیستم درج و به این لیست اضافه نمایید . اینکار با زدن کلید " جدید " امکان پذیر است  . به دوصورت میتوان یک دانش آموز جدید را وارد کرد  :

روش دستی  : که در این صورت با انتخاب گزینه " ثبت مشخصات فردی بصورت دستی " در صفحه ای که ظاهر خواهد شد کد ملی و مشخصات فردی ار را وارد نمایید . استفاده از این گزینه به دو دلیل توصیه نمی شود : اول بخاطر اینکه در ثبت دستی اطلاعات امکان اشتباه در ثبت وجود دارد و این اشتباهات بعدا جلوی ادامه کار را خواهند گرفت . و دوم بخاطر اینکه آن دسته از دانش آموزانی که در مقطع متوسطه بصورت بین مقطعی از یک مدرسه به مدرسه دیگر منتقل شده اند و کد دانش آموزی آنها در مدرسه مبدا معادل کد ملی آنها نبوده است ( که تقریبا همه دانش آموزان مقطع متوسطه به همین صورت هستند) همان گونه که مشاهده  میشود در صفحه درج اطلاعات محلی برای ثبت کد دانش آموزی آنها وجود نداشته و فقط کد ملی قابل درج میباشد لذا این دسته از دانش آموزان قابل ثبت در این قسمت نیستند و حتی اگر ثبت شوند بعدا تایید نخواهند شد)

روش انتقال اتوماتیک مشخصات و سوابق تحصیلی از سرور : که در این صورت در پنجره نمایش داده شده میتوان کد دانش آموزی و کد ملی  کلیه دانش آموزان جدید الورود را وارد کرده و سپس مشخصات فردی همه آنها را به یکباره از سرور دریافت و در سیستم مدرسه ثبت نمود . این کار برای دانش آموزانی که از یک مقطع به مقطع دیگری وارد میشوند از سرور فقط  کد و مشخصات فردی آنها را دریافت میکند واگر انتقال درون مقطعی باشد علاوه بر مشخصات فردی کلیه سوابق تحصیلی دانش آموز در آن مقطع تحصیلی را هم منتقل خواهد کرد . این کار ضمن سهولت از یکسان بودن مشخصات فردی بین سیستم مدرسه و سرور هم اطمینان حاصل خواهد کرد .

5- حال که کد و مشخصات فردی همه دانش آموزان در لیست پیش ثبت نام درج شده است نوبت به تعیین پایه و رشته و کلاس آنها در سال جدید تحصیلی میباشد .  این کار با انتخاب دسته دانش آموزان یک کلاس و زدن کلید " تغییر پایه/ رشته جدید " امکان پذیر است .

اگر در این زمانه از تابستان در برخی مدارس مخصوصا مدارس مقطع متوسطه کلاس های دانش آموزان در سال جدید هنوز به نهایت و تکمیل خود نرسیده است و دقیقا مشخص نیست که کدام دانش آموز در کدام کلاس خواهد نشست ولی قطعا مشخص است که این دانش آموز در سال جدید در کدام پایه و رشته تحصیلی ثبت نام خواهد کرد . پس این دسته از دانش آموزان را در یکی از کلاس های مربوط به آن پایه و رشته ثبت نام کنید زیرا که بعدا هم امکان تغییر کلاس دانش آموز وجود خواهد داشت

تذکر : امکان تغییر پایه و رشته دانش آموز در آینده وجود نخواهد داشت لذا در درج این موارد دقت کامل را مبذول فرمایید

6 – پس از مشخص نمودن پایه و کلاسها نوبت به ارسال مشخصات به سرور جهت تایید میرسد . قبل از اینکه سیستم مشخصات را به سرور ارسال کند ابتدا یک بررسی مقدماتی بر روی محتوای آنها انجام میدهد این بررسی شامل مواردی میشود از قبیل : کامل بودن مشخصات فردی – وجود کد ملی و صحت ظاهری آن از یک سو و عدم تکراری بودن آن از سوی دیگر – صحت اطلاعاتی نظیر جنسیت و دین و نوع سرپرست خانواده و ... . هر دانش آموزی باید علاوه بر مشخصات فردی مشخصات سرپرستان خود را نیز به سرور ارسال نماید . چون مشخصات سرپرستان ارتباط مستقیمی با خود عملیات پیش ثبت نام ندارد لذا در این مرحله به وجود اطلاعات مشروح سرپرستان دانش آموز اجبار نشده است ولی بعدا این اطلاعات نیز باید توسط مدرسه تکمیل و به سرور ارسال گردد . فعلا در این مرحله فقط  مشخص کردن یک چیز ضروری است و آن تعیین  نوع سرپرست  دانش آموز است .حهت سهولت در تعیین سرپرست و جنسیت و دین دانش آموزان کلید هایی برای تعیین گروهی این موارد در سمت چپ لیست مشخصات دانش آموزان قرار داده شده است . ولی اصلاح موردی آن ها هم با ورود به صفحه مشخصات فردی دانش آموز امکان پدذیر خواهد بود .

6 – پس از این بررسی سیستم کد ها و مشخصات فردی را به سرور ارسال و منتظر پاسخ از سرور باقی میماند  . پس از چند لحظه پاسخ های سرور در مورد هر نفر دریافت شده و در جلوی مشخصات او نمایش داده خواهد شد این ÷یغام ها و معنی هریم ک به شرح زیر است  :

 الف – " تطابق مشخصات ارسالی و کد ملی تایید میشود " به این معنی که دانش آموز مشخصات و کد ملی صحیح و همخوانی  دارد ودر ضمن با توجه به سوابق موجود از او در سرور در این پایه و رشته هم قابل ثبت نام است . این پاسخ باعث میشود که سرور کد این دانش آموز را از این پس بعنوان ثبت نام شده قطعی در این مدرسه تلقی و در اطلاعات خود ثبت نماید  . از این پس سرور دیگر اجازه ثبت نام او در هیچ مدرسه دیگری را نخواهد داد . در ضمن مشخصات فردی و پایه ورشته سال جدید او در سیستم مدرسه هم قفل شده و دیگر قابل تغییر نخواهد بود

ب – " تطابق مشخصات ارسالی و کد ملی تایید نمی شود "   به این معنی که دانش آموز مشخصات و کد ملی صحیح و همخوانی  ندارد . در اینصورت ثبت نام او هنوز قابل تایید نیست اما نسخه ای از مشخصات فردی سمت سرور این دانش آموز به سیستم مدرسه بازگشت داده خواهد شد . در این صورت کاربر مدرسه با انتخاب این دانش آموز و ورود به بخش اصلاح مشخصات خواهد توانست این اختلاف مشخصات را مشاهده کند .  در این صورت در کنار هر فیلد اطلاعاتی که تطابق نداشته است سیستم یک فلش به معنی انتقال این فیلد به سیستم مدرسه را قرار داده است . پس از یکسان سازی این مشخصات فردی  میتوان دوباره این دانمش آموز را جهت تایید به سرور ارسال نمود

ج – " مشخصات ارسال و منتظر پاسخ است "   به این معنی که این کد ملی با این مشخصات در سوابق سال های گذشته پایگاه سناد یافت نشد و لذا لازم است تا جهت بررسی مشخصات فردی از طریق سازمان ثبت احوال اقدام لازم صورت گیرد . پس کاربر مدرسه باید تا زمان بازگشت پاسخ از ثبت احوال در مورد این دانش آموز صبر نماید .

د – " این کد ملی قبلا در مدرسه دیگری ثبت نام شده است "   به این معنی که تقاضا برای ثبت نام این دانش آموز از طرف یکی از این دو مدرسه غلط است و باید اصلاح شود .

ه – " این دانش آموز نمیتواند در این پایه تحصیلی ثبت نام کند "   به این معنی که با بررسی سوابق تحصیلی موجود از این دانش آموز در سرور مشخص شد که با توجه به سوابق گذشته ثبت نام او در این پایه و رشته جدید در این مدرسه از لحاظ آیین نامه های آموزشی مجاز نمی باشد . مثلا کسی که سابقه قبولی سال سوم راهنمایی را ندارد نمی تواند در مقطع متوسطه ثبت نام کند .در این صورت آخرین سال ودوره و وضعیت تحصیلی دانش آموز از سرور به مدرسه گزارش خواهد شد که این گزارش هم با ورود به بخش اصلاح مشخصات دانش آموز قابل مشاهده خواهد بود. در مواردی ممکن است سوابق تحصیلی سرور در مورد این دانش آموز ناقص باشد یا اصلا وجود نداشته باشد .خوب در این صورت  باید از مدرسه قبلی دانش آموز خواست تا با تکمیل و ارسال اطلاعات خود به سرور این مشکل را حل کند . این موضوع شامل حال دانش آموزان پایه اول ابتدایی نخواهد شد .

هرگاه همه دانش آموزان به وضعِت   " تطابق مشخصات ارسالی و کد ملی تایید میشود " دست پیدا کردند عملیات پیش ثبت نام تکمیل شده و مدرسه میتواند ثبت نام اصلی خود را انجام دهد .

• نکته  :بعد از نصب نگارش حتما بخش بروزآوری پایگاه واقع دربخش تسهیلات را اجرا نماییدوتوجه نمایید یکبار قبل ازبروزآوری پایگاه ویکبار بعداز بروزآوری پایگاه از اطلاعات خود ذخیره سازی بگیرید